科技写作漫谈，如何制作PPT

使用PPT的目的是为了帮助演讲者清楚地表达和传递信息， 因此， PPT的制作一定要遵循清楚、易读、容易理解的原则。

故事主线要明确

（1） 资料的安排要妥当， PPT的内容一定要针对听众的知识背景及水平。 例如， 有关同一个研究主题的学位答辩、学术报告、科普讲座等的讲演内容必定是大不相同的。

（2） 信息表达的逻辑顺序遵循研究背景、问题、目的、方法、结果、结论、意义、（参考文献）、（致谢）的顺序， 内容上要保持“故事”的主线。

（3） 背景介绍要适度、切题， 主体（结果）部分要逻辑清楚、论证充分， 图表要简洁清楚， 结论要简明扼要。

页面布局应合理

（1） 不同页面的风格要统一。 保持PPT页面的正常尺寸和纵横比例， 颜色组合、字号、字体、版式等在整体上要连贯、协调； 不宜给页面、图表、标题条目等编号， 以便于片子的增减或前后调整； 多套PPT的风格应接近， 相互间兼容性要好， 可以页为单位直接用在其他报告中； 避免选取多个不同风格的PPT来简单地拼凑和组合成新的PPT， 避免花样繁杂的页面切换。 例如， 文字展示花样迭出（从各个方向闪入、字母和汉字逐个跳出、闪入等）， 可能给听众视觉享受， 但可能会掩盖学术内容且冲淡信息传递效果。

（2） 文字表述应简明、准确。 各页面中的题目应尽可能简洁、有效地指出该页的主题； 片中的文字应清楚、协调、正确（图III—2）， 易于阅读； 避免干扰性的图标（logs）、拥挤的文字、移动的图像、带纹饰的边框等； 应谨慎采用数字在幻灯片中标注条目； 避免错别字或英文拼写错误， 以免使听众感觉演讲者没有认真准备。

（3） 根据演讲时间准备PPT的页数（每张幻灯片的展演时间为45-90秒）， 确保演讲的总体时间不超过会议所规定的时间； 不同页面的切换要与相关的讲述同步， 避免快速掠过； 如果因时间不够需要中止讲演， 应快速切换到结论部分并简要阐述。

（4） 页面的演示要力求顺畅。 PPT中数字照片应清晰、大小适中， 图片的选用要考虑到电脑的存贮量和运行速度等因素； PPT中如需要链接另外的文件（数据库、模拟动画等）， 一定要简洁、快速； 对于讲演中需要重复演示的页面， 宁可采用二页同样的片子也不要在演讲中回溯翻页。

颜色使用须协调

PPT中颜色使用十分重要， 在同一页面使用不同的色彩可达到强调重点、增强层次的效果， 但同时也要注意色彩不宜太多、太杂， 通常情况下同一页面中的颜色不宜超过4种， 否则很可能会令人眼花缭乱， 不知所云。

对于需要给听者留下深刻印象的信息（Take-home message）， 可适当使用特殊的颜色背景进行强调， 但要注意背景效果不是为了取悦听众。

在制作PPT时， 背景色和字体颜色的色彩搭配一定要协调、美观， 背景色与字体颜色必须要有足够的对比度， 通常是深色背景（黑色、深蓝色、深褐色、大红色、深绿色等）衬托浅色字体（白色、浅黄色等）， 或浅色背景衬托深色字体； 切忌深色字体配以深色背景， 例如， 在电脑显示屏红色或绿色字体搭配蓝色背景显得很有对比度， 但在投影幕上这种颜色搭配的效果很差， 应避免。

字体和字号要简洁清楚

合适的字体、字号是PPT页面简明清楚的前提。 正文文字最好每页6行， 不可多于8行； 行距不小于1。2倍、避免文字动画和逐条闪入； 采用短语而不是完整的句子， 尤其要切忌使用大段文字； 文字在纵向上左端对齐； 每行文字所表达的意思或观点明确； 字体、字号大方； 避免大写字母（可适当采用颜色、字号或字体变化实施强调）。

英语中不带衬线的字体（如Arial， Tahoma）比带衬线的字体（如Times New Roman）在屏幕上更容易阅读； 通常全部采用黑体字是最容易阅读的， 尤其是具有大屏幕和拥有大量听众的时候； 由于小写字母比全部大写字母更容易阅读， 因此建议在标题和正文中均尽量采用首词的首字母大写， 其余均小写的形式。

中文字体应优先采用加黑的华文中宋、宋体、楷体等字体。

尽可能使字号足够大， 大标题、小标题、正文的字号要依次减小。 标题部分的字号应大于32号字， 正文的字号应不小于24号， 否则很难被所有听众清楚地阅读。 特殊情况下可用小于24号的文字（如引用的文献、不希望喧宾夺主的解释性文字等）。

图片和表格应美观协调

PPT中的图件要有自明性， 避免采用不必要立体图示； 图件的绘制要清楚、简洁、颜色协调， 切忌将论文中的图件直接转贴到PPT中； 每页只显示一张图， 特殊情况下， 一张页面上可放两个或多个有密切联系且可彼此说明的图件； 折线图或曲线图中尽量用符号而不是颜色来区分不同线条， 相关的图例或标记要尽量直接标注在线条旁边； 不常见的缩写或简称在第一次出现时一定要注明全称； 坐标图中坐标轴的标注明晰、各变量的含义明确、图例清楚。

表格要十分简单； 表中各列数据纵向必须对齐； 量和单位的符号要清晰、明了； 不可直接采用期刊论文中的表格。

为方便图表的增减或顺序调整， 图表不宜编号， 只须给出标题和必要的解释说明即可。